Privacyverklaring OPS360
Wie is verantwoordelijk
OPS360 is een platform van HUB360. U krijgt toegang via een organisatie, bijvoorbeeld uw werkgever. Die organisatie bepaalt waarvoor OPS360 wordt gebruikt en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in haar omgeving. HUB360 verwerkt die gegevens in opdracht van de organisatie (verwerker). Vragen of verzoeken: jgjonker@gmail.com, of de beheerder van uw organisatie.
Welke gegevens
- Account: naam, e-mailadres, taal, rol, organisatie en locaties.
- Wat u invoert: change orders, CAPA's, observaties, notities, beoordelingen, documenten en foto's. Bij een goedkeuring leggen we uw naam, e-mailadres en browser vast als handtekening.
- Technisch: foutmeldingen uit de browser (met uw gebruikers-ID en browsertype) en tellers die misbruik beperken.
- Organogram: namen en functies van medewerkers, ook van medewerkers zonder account, zoals uw organisatie die invoert of uit een bestand laat inlezen.
- Supportmeldingen: uw melding met uw e-mailadres; u krijgt een ontvangstbevestiging per e-mail.
- Klantmeldingen (Customer Concern Alert): de contactgegevens en bestanden die een klant via een eenmalige link instuurt.
Waarvoor
Om de dienst te leveren die uw organisatie heeft afgenomen (uitvoering van de overeenkomst), en om het platform veilig te houden en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang). We verkopen geen gegevens en gebruiken geen advertentie- of analysetrackers.
Waar de gegevens staan
- Database (Google Cloud Firestore): België, EU.
- Bestanden (Firebase Storage): Frankfurt, EU.
- Verwerking op de server (Cloud Functions): België, EU.
- Back-ups van de database: België, EU; ze worden na 30 dagen automatisch verwijderd.
- Inloggen (Firebase Authentication) is een wereldwijde dienst van Google.
Voor Google geldt de verwerkersovereenkomst van Google Cloud, met de standaardcontractbepalingen van de EU voor doorgifte buiten de EU. De partijen hieronder kunnen gegevens buiten de EU verwerken; daarvoor gelden hun eigen verwerkersvoorwaarden.
Wie de gegevens nog meer verwerkt
- Google Cloud / Firebase: hosting, inloggen, database, bestanden.
- Google Cloud AI (Vertex AI, EU): AI-functies van OPS360 die via Google lopen, waaronder het inlezen van een organogram met de namen van medewerkers en, bij change orders, de kwaliteitscheck en het inlezen van een regelset. Ook de vertaling van stap-instructies in werkinstructies en van titels van onderdelen in het Business System loopt via Vertex AI; vooraf vervangen we e-mailadressen, telefoonnummers en de namen van gebruikers van uw organisatie door plaatshouders. De organogramimport staat per organisatie uit tot de organisatie hem laat aanzetten. Het model is Gemini 3.5 Flash van Google; Claude van Anthropic via Vertex AI is de reserve. De verwerking gebeurt in de EU. Google gebruikt uw gegevens niet om AI-modellen te trainen. Google kan gegevens kort in een cache houden (tot 24 uur) en bij een vermoeden van misbruik tot 90 dagen bewaren, binnen de EU.
- Anthropic (overgang): een aantal bestaande AI-functies gaat nog rechtstreeks naar Anthropic: vertalingen bij Training & Competenties, de analyse en vertaling van de productieplanning (OpEx) en de foto-analyse van bezoekrapporten. Anthropic krijgt alleen wat u naar zo'n functie stuurt (tekst, formulierinhoud, documenten of foto's) en kan dat buiten de EU verwerken. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst van Anthropic; gebruikt uw organisatie een eigen Anthropic-sleutel, dan gelden haar eigen afspraken met Anthropic. Deze functies gaan over naar Vertex AI in de EU.
- GitHub: supportmeldingen, met het e-mailadres van de melder.
- EmailJS: verstuurt de ontvangstbevestiging van een supportmelding.
- HubSpot: alleen als uw organisatie een HubSpot-koppeling gebruikt, bijvoorbeeld notities van bezoekrapporten.
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegeven | Termijn |
|---|---|
| Account | Tot het account wordt verwijderd |
| Wat u invoert | Zolang uw organisatie klant is; na verwijdering van uw account onder een pseudoniem |
| Foutmeldingen uit de browser | 90 dagen |
| Loginlog (IP-adres ingekort, browser en besturingssysteem) | 90 dagen |
| Tellers tegen misbruik | 10 minuten |
| Bestanden van klantmeldingen | 30 dagen nadat de link is verlopen |
| Geüpload organogrambestand | Zolang uw organisatie klant is |
| Logboek AI-gebruik (zonder inhoud van vraag of antwoord) | 13 maanden |
| Export van een organisatie | 24 uur |
| Back-ups | 30 dagen |
| Verslag van een verwijdering (zonder persoonsgegevens) | 5 jaar |
Als uw account wordt verwijderd
Een beheerder van uw organisatie of van OPS360 kan uw account verwijderen. Dan gebeurt het volgende:
- Uw inlogaccount en profiel worden gewist, samen met uw eigen foutmeldingen.
- In gedeelde records, zoals goedkeuringen en audittrails, vervangen we uw naam, e-mailadres en gebruikers-ID door “Deleted user #…”. Zo blijven die records voor uw organisatie kloppen.
- Vrije tekst die nog op u lijkt (bijvoorbeeld alleen uw voornaam) komt in een verslag voor de beheerder, die kan beoordelen of het weg moet. Datzelfde geldt voor wat er buiten OPS360 nog moet gebeuren, zoals supportmeldingen bij GitHub.
- Back-ups verdwijnen binnen 30 dagen vanzelf.
Uw rechten
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens, en bezwaar maken. Doe dat via de beheerder van uw organisatie of via jgjonker@gmail.com. We reageren binnen een maand. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in uw land.
Cookies en lokale opslag
OPS360 gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. De browser bewaart alleen wat nodig is om te werken: uw inlogsessie, taal en filterkeuzes.
OPS360 privacy statement
Who is responsible
OPS360 is a platform by HUB360. You get access through an organisation, such as your employer. That organisation decides what OPS360 is used for, so it is the controller of the data in its workspace. HUB360 processes that data on the organisation's behalf (processor). Questions or requests: jgjonker@gmail.com, or your organisation's administrator.
What data
- Account: name, email address, language, role, organisation and sites.
- What you enter: change orders, CAPAs, observations, notes, evaluations, documents and photos. When you approve something, we record your name, email address and browser as a signature.
- Technical: error reports from the browser (with your user ID and browser type) and counters that limit abuse.
- Organisation chart: names and job titles of employees, including employees without an account, as your organisation enters them or has them read in from a file.
- Support requests: your request and your email address; you receive a confirmation by email.
- Customer Concern Alerts: the contact details and files a customer sends through a single-use link.
Why
To deliver the service your organisation has signed up for (performance of the contract), and to keep the platform secure and prevent abuse (legitimate interest). We do not sell data and we use no advertising or analytics trackers.
Where the data is stored
- Database (Google Cloud Firestore): Belgium, EU.
- Files (Firebase Storage): Frankfurt, EU.
- Server-side processing (Cloud Functions): Belgium, EU.
- Database backups: Belgium, EU; deleted automatically after 30 days.
- Sign-in (Firebase Authentication) is a global Google service.
Google is covered by Google Cloud's data processing addendum, with the EU standard contractual clauses for transfers outside the EU. The parties below may process data outside the EU; their own processing terms apply.
Who else processes the data
- Google Cloud / Firebase: hosting, sign-in, database, files.
- Google Cloud AI (Vertex AI, EU): OPS360 AI features that run through Google, including reading in an organisation chart with the names of employees and, for change orders, the quality check and rule-set import. Translation of step instructions in work instructions and of the titles of items in the Business System also runs through Vertex AI; before sending, we replace email addresses, phone numbers and the names of your organisation's users with placeholders. The organisation chart import is off for each organisation until the organisation has it switched on. The model is Google's Gemini 3.5 Flash; Anthropic's Claude via Vertex AI is the reserve. Processing takes place in the EU. Google does not use your data to train AI models. Google may keep data briefly in a cache (up to 24 hours) and, if abuse is suspected, for up to 90 days, within the EU.
- Anthropic (transition): some existing AI features still go directly to Anthropic: translations in Training & Competencies, the analysis and translation of the production planning (OpEx) and the photo analysis of field visit reports. Anthropic only receives what you send to such a feature (text, form content, documents or photos) and may process it outside the EU. Anthropic's data processing addendum applies; if your organisation uses its own Anthropic key, its own agreement with Anthropic applies. These features are moving to Vertex AI in the EU.
- GitHub: support requests, including the reporter's email address.
- EmailJS: sends the confirmation of a support request.
- HubSpot: only if your organisation uses a HubSpot connection, for example for field visit notes.
How long we keep data
| Data | Period |
|---|---|
| Account | Until the account is deleted |
| What you enter | As long as your organisation is a customer; under a pseudonym once your account is deleted |
| Browser error reports | 90 days |
| Sign-in log (shortened IP address, browser and operating system) | 90 days |
| Abuse counters | 10 minutes |
| Customer Concern Alert files | 30 days after the link has expired |
| Uploaded organisation chart file | As long as your organisation is a customer |
| AI usage log (without the content of the prompt or the answer) | 13 months |
| Organisation export | 24 hours |
| Backups | 30 days |
| Record of an erasure (no personal data) | 5 years |
When your account is deleted
An administrator of your organisation or of OPS360 can delete your account. This then happens:
- Your sign-in account and profile are erased, together with your own error reports.
- In shared records, such as approvals and audit trails, we replace your name, email address and user ID with “Deleted user #…”. That keeps those records consistent for your organisation.
- Free text that still resembles you (for example only your first name) goes into a report for the administrator, who can decide whether it must go. The same applies to what still has to happen outside OPS360, such as support requests on GitHub.
- Backups disappear by themselves within 30 days.
Your rights
You can ask to access, correct, erase, restrict or port your data, and you can object. Do so through your organisation's administrator or at jgjonker@gmail.com. We respond within one month. You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) or the authority in your country.
Cookies and local storage
OPS360 uses no tracking or advertising cookies. The browser only keeps what is needed to work: your sign-in session, language and filter choices.
OPS360 adatvédelmi tájékoztató
Ki a felelős
Az OPS360 a HUB360 platformja. Hozzáférést egy szervezeten keresztül kap, például a munkáltatóján keresztül. Ez a szervezet dönti el, mire használja az OPS360-at, ezért ő az adatkezelő a saját munkaterületén lévő adatok tekintetében. A HUB360 a szervezet megbízásából kezeli ezeket az adatokat (adatfeldolgozó). Kérdések vagy kérelmek: jgjonker@gmail.com, vagy a szervezete adminisztrátora.
Milyen adatok
- Fiók: név, e-mail-cím, nyelv, szerepkör, szervezet és telephelyek.
- Amit Ön bevisz: változtatási kérelmek, CAPA-k, megfigyelések, jegyzetek, értékelések, dokumentumok és fényképek. Jóváhagyáskor aláírásként rögzítjük a nevét, e-mail-címét és böngészőjét.
- Technikai adatok: böngészőből érkező hibajelentések (felhasználói azonosítóval és böngészőtípussal), valamint a visszaélést korlátozó számlálók.
- Szervezeti ábra: a munkatársak neve és beosztása, a fiókkal nem rendelkező munkatársaké is, ahogyan a szervezete megadja vagy fájlból beolvastatja.
- Támogatási bejelentések: a bejelentése és az e-mail-címe; a beérkezésről e-mailben visszaigazolást kap.
- Ügyfélpanaszok (Customer Concern Alert): az ügyfél által egyszer használatos linken beküldött elérhetőségek és fájlok.
Mire használjuk
A szervezete által megrendelt szolgáltatás nyújtására (szerződés teljesítése), valamint a platform biztonságának megőrzésére és a visszaélések megelőzésére (jogos érdek). Adatokat nem értékesítünk, és nem használunk hirdetési vagy elemző követőket.
Hol tároljuk az adatokat
- Adatbázis (Google Cloud Firestore): Belgium, EU.
- Fájlok (Firebase Storage): Frankfurt, EU.
- Szerveroldali feldolgozás (Cloud Functions): Belgium, EU.
- Az adatbázis biztonsági mentései: Belgium, EU; 30 nap után automatikusan törlődnek.
- A bejelentkezés (Firebase Authentication) a Google globális szolgáltatása.
A Google-ra a Google Cloud adatfeldolgozási kiegészítése vonatkozik, az EU-n kívüli adattovábbításra vonatkozó uniós általános szerződési feltételekkel. Az alábbi felek az EU-n kívül is kezelhetnek adatokat; rájuk a saját adatfeldolgozási feltételeik vonatkoznak.
Kik kezelik még az adatokat
- Google Cloud / Firebase: tárhely, bejelentkezés, adatbázis, fájlok.
- Google Cloud AI (Vertex AI, EU): az OPS360 Google-on keresztül futó MI-funkciói, köztük a szervezeti ábra beolvasása a munkatársak nevével, valamint a változtatási kérelmek minőségellenőrzése és szabálykészlet-beolvasása. A szervezeti ábra beolvasása szervezetenként ki van kapcsolva, amíg a szervezet be nem kapcsoltatja. A modell a Google Gemini 3.5 Flash; az Anthropic Claude modellje a Vertex AI-on keresztül tartalék. A feldolgozás az EU-ban történik. A Google nem használja az Ön adatait MI-modellek tanítására. A Google az adatokat rövid ideig gyorsítótárban tarthatja (legfeljebb 24 óráig), visszaélés gyanúja esetén pedig legfeljebb 90 napig őrizheti meg, az EU-n belül.
- Anthropic (átmeneti): néhány meglévő MI-funkció még közvetlenül az Anthropichoz megy: a Training & Competencies fordításai, a gyártási terv (OpEx) elemzése és fordítása, valamint a helyszíni látogatási jelentések fényképelemzése. Az Anthropic csak azt kapja meg, amit Ön egy ilyen funkciónak küld (szöveg, űrlaptartalom, dokumentum vagy fénykép), és azt az EU-n kívül is feldolgozhatja. Erre az Anthropic adatfeldolgozási kiegészítése vonatkozik; ha a szervezete saját Anthropic-kulcsot használ, a saját Anthropic-megállapodása érvényes. Ezek a funkciók átkerülnek a Vertex AI-ra az EU-ban.
- GitHub: támogatási bejelentések, a bejelentő e-mail-címével.
- EmailJS: elküldi a támogatási bejelentés visszaigazolását.
- HubSpot: csak ha a szervezete HubSpot-kapcsolatot használ, például a helyszíni látogatások jegyzeteihez.
Meddig őrizzük meg az adatokat
| Adat | Időtartam |
|---|---|
| Fiók | A fiók törléséig |
| Amit Ön bevisz | Amíg a szervezete ügyfél; a fiók törlése után álnéven |
| Böngészős hibajelentések | 90 nap |
| Visszaélés elleni számlálók | 10 perc |
| Ügyfélpanaszok fájljai | A link lejárta után 30 napig |
| Feltöltött szervezetiábra-fájl | Amíg a szervezete ügyfél |
| MI-használati napló (a kérdés és a válasz tartalma nélkül) | 13 hónap |
| Szervezeti export | 24 óra |
| Biztonsági mentések | 30 nap |
| Törlési jegyzőkönyv (személyes adatok nélkül) | 5 év |
Ha a fiókját törlik
A szervezete vagy az OPS360 adminisztrátora törölheti a fiókját. Ekkor a következő történik:
- A bejelentkezési fiókja és profilja törlődik, a saját hibajelentéseivel együtt.
- A közös nyilvántartásokban, például jóváhagyásokban és auditnaplókban, a nevét, e-mail-címét és felhasználói azonosítóját „Deleted user #…” álnévre cseréljük. Így ezek a nyilvántartások a szervezete számára következetesek maradnak.
- A szabad szövegben maradt, Önre utaló részek (például csak a keresztneve) jelentésbe kerülnek az adminisztrátor számára, aki eldöntheti, hogy törölni kell-e őket. Ugyanez vonatkozik arra, aminek az OPS360-on kívül kell még megtörténnie, például a GitHubon lévő támogatási bejelentésekre.
- A biztonsági mentések 30 napon belül maguktól eltűnnek.
Az Ön jogai
Kérheti adatai megismerését, helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását vagy hordozását, és tiltakozhat is. Ezt a szervezete adminisztrátorán keresztül vagy a jgjonker@gmail.com címen teheti meg. Egy hónapon belül válaszolunk. Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál vagy az Ön országának felügyeleti hatóságánál is.
Sütik és helyi tárolás
Az OPS360 nem használ nyomkövető vagy hirdetési sütiket. A böngésző csak a működéshez szükséges adatokat tárolja: a bejelentkezési munkamenetet, a nyelvet és a szűrőbeállításokat.